SEKRETARIAT

STRUKTUR SEKRETARIAT

TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKRETARIAT

1. PENGADMINISTRASI PERKANTORAN

Tugas Pokok

Melaksanakan kegiatan administrasi perkantoran, tata usaha, surat-menyurat, kearsipan, pengelolaan dokumen, serta memberikan dukungan administrasi dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan di Kelurahan Timbau.

Fungsi

  1. Menerima, mencatat, mengagendakan, dan mendistribusikan surat masuk.
  2. Menyiapkan, mencatat, dan mengarsipkan surat keluar.
  3. Mengelola administrasi persuratan melalui aplikasi maupun secara manual.
  4. Menata, menyimpan, dan memelihara arsip sesuai ketentuan kearsipan.
  5. Menyiapkan administrasi rapat, undangan, notulen, dan dokumentasi kegiatan.
  6. Menyusun administrasi perjalanan dinas, disposisi, dan naskah dinas.
  7. Mengelola administrasi barang habis pakai dan perlengkapan kantor.
  8. Membantu administrasi pelayanan masyarakat sesuai kewenangan Kelurahan.
  9. Menyiapkan bahan laporan administrasi Sekretariat.
  10. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

2. PENGOLAH DATA DAN INFORMASI

Tugas Pokok

Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyajian, pemutakhiran, dan pengelolaan data serta informasi sebagai bahan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan pelaporan penyelenggaraan pemerintahan Kelurahan.

Fungsi

  1. Mengumpulkan data dari seluruh seksi dan sumber lainnya.
  2. Mengolah serta memverifikasi data administrasi pemerintahan dan pelayanan.
  3. Melakukan pemutakhiran data profil kelurahan secara berkala.
  4. Menyusun basis data (database) kelurahan.
  5. Menyiapkan data untuk penyusunan Renja, RKPD, DPA, LKjIP, SAKIP, SPIP, Manajemen Risiko, dan dokumen perencanaan lainnya.
  6. Menyusun laporan statistik, grafik, dan informasi penyelenggaraan pemerintahan.
  7. Mengelola data kependudukan, sosial, ekonomi, pembangunan, dan kelembagaan sesuai kewenangan.
  8. Mengelola website, media informasi, dan publikasi data Kelurahan apabila ditugaskan.
  9. Menjamin keamanan, keakuratan, dan kerahasiaan data sesuai ketentuan.
  10. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

3. PENGELOLA LAYANAN OPERASIONAL

Tugas Pokok

Melaksanakan pengelolaan operasional perkantoran guna mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan, pelayanan publik, dan administrasi di Kelurahan Timbau.

Fungsi

  1. Mengelola operasional sarana dan prasarana kantor.
  2. Menginventarisasi, memelihara, dan mengawasi penggunaan Barang Milik Daerah (BMD).
  3. Menyiapkan kebutuhan operasional kegiatan kantor.
  4. Mengelola kebersihan, keamanan, dan kenyamanan lingkungan kantor.
  5. Mengoordinasikan pemeliharaan kendaraan dinas, gedung, dan peralatan kantor.
  6. Mengelola penggunaan ruang rapat dan fasilitas kantor.
  7. Menyiapkan dukungan operasional kegiatan pemerintahan, kemasyarakatan, dan pembangunan.
  8. Membantu pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sesuai ketentuan yang berlaku.
  9. Menyusun laporan operasional dan pemeliharaan sarana prasarana kantor.
  10. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.